Rechnungsart in der XRechnung (BT-3): 380, 381, 384, 389, 326 und die Bau-Codes

Jede E-Rechnung trägt einen Code für die Rechnungsart. Ob es eine normale Rechnung, eine Gutschrift, eine Korrektur oder eine Teilrechnung ist, entscheidet beim Empfänger, wie die Datei verbucht wird. Diese Seite zeigt, welche Codes XRechnung erwartet, wo sie im XML stehen und welche Prüfmeldungen dazu gehören.

Die erlaubten Codes

Die Codes stammen aus der Liste UNTDID 1001. XRechnung erwartet nur diese acht (BR-DE-17):

Code	Bezeichnung in der Norm	Typischer Einsatz
`380`	Commercial invoice	normale Rechnung
`381`	Credit note	Gutschrift des Verkäufers an den Käufer, etwa nach Rücksendung oder als Storno
`384`	Corrected invoice	Korrekturrechnung, die eine frühere Rechnung ersetzt
`389`	Self-billed invoice	Gutschriftverfahren: Der Käufer stellt die Abrechnung aus
`326`	Partial invoice	Teil- oder Abschlagsrechnung
`875`	Partial construction invoice	Abschlagsrechnung im Bau
`876`	Partial final construction invoice	Teilschlussrechnung im Bau
`877`	Final construction invoice	Schlussrechnung im Bau

BR-DE-17 ist eine Warnung. Das Prüftool der KoSIT nimmt eine Datei mit einem anderen Code (etwa 386 für eine Vorauszahlungsrechnung) trotzdem an. Ob der Empfänger sie verarbeitet, hängt von seiner Software ab. Wer sicher gehen will, bleibt bei den acht Codes.

Wo der Code steht

In UBL gibt es zwei Dokumentarten. Die Rechnung (Invoice) trägt den Code in cbc:InvoiceTypeCode, die Gutschrift (CreditNote) in cbc:CreditNoteTypeCode:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" …>
  …
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>

<CreditNote xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CreditNote-2" …>
  …
  <cbc:CreditNoteTypeCode>381</cbc:CreditNoteTypeCode>

In CII (auch in ZUGFeRD) gibt es nur ein Dokument, der Code steht in rsm:ExchangedDocument/ram:TypeCode:

<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>R-2026-0815</ram:ID>
  <ram:TypeCode>381</ram:TypeCode>
  …

Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift: 381 und 389

Im Alltag heißt „Gutschrift“ meist: Der Verkäufer schreibt dem Kunden einen Betrag gut, etwa nach einer Reklamation. Dafür steht der Code 381. Das Umsatzsteuergesetz meint mit „Gutschrift“ etwas anderes: Der Leistungsempfänger rechnet selbst ab (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), zum Beispiel ein Verlag gegenüber seinen Autoren oder ein Händler gegenüber Lieferanten. Dafür steht der Code 389. Eine solche Abrechnung muss das Wort „Gutschrift“ enthalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG).

Für das Format heißt das:

Bei 389 bleiben die Rollen gleich: Verkäufer (BG-4) ist weiter der, der die Leistung erbringt, Käufer (BG-7) der, der die Abrechnung erstellt. Wer die Rollen tauscht, verursacht beim Empfänger leicht eine falsche Buchung.
Bei 381 stehen die Beträge positiv. Dass Geld zurückfließt, sagt der Code. Negative Beträge in einer 381 drehen die Richtung ein zweites Mal um.

Welche der beiden Arten in Ihrem Fall steuerlich zutrifft, ist keine Formatfrage. Das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Korrekturrechnung (384) mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung

Eine Korrekturrechnung soll die Rechnung nennen, die sie korrigiert: in der Gruppe BG-3 mit der Rechnungsnummer (BT-25) und am besten dem Datum (BT-26). Fehlt der Bezug, meldet der Prüfer BR-DE-26 als Warnung. Ohne Bezug kann der Empfänger die Korrektur oft nicht zuordnen.

UBL:
<cac:BillingReference>
  <cac:InvoiceDocumentReference>
    <cbc:ID>R-2026-0815</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2026-09-30</cbc:IssueDate>
  </cac:InvoiceDocumentReference>
</cac:BillingReference>

CII (in ram:ApplicableHeaderTradeSettlement):
<ram:InvoiceReferencedDocument>
  <ram:IssuerAssignedID>R-2026-0815</ram:IssuerAssignedID>
  <ram:FormattedIssueDateTime>
    <qdt:DateTimeString format="102">20260930</qdt:DateTimeString>
  </ram:FormattedIssueDateTime>
</ram:InvoiceReferencedDocument>

Auch bei einer Gutschrift (381) oder einem Storno hilft dieser Verweis dem Empfänger, auch wenn keine Regel ihn verlangt.

Teilrechnungen und Bau-Codes

Abschlags- und Teilrechnungen kennzeichnen Sie mit 326. Für Bauleistungen gibt es seit XRechnung 3.0 eigene Codes: 875 für Abschlagsrechnungen, 876 für Teilschlussrechnungen und 877 für die Schlussrechnung. Werden bereits gezahlte Abschläge als vorausbezahlter Betrag (BT-113) abgezogen, muss der Zahlbetrag (BT-115) genau aufgehen (BR-CO-16, siehe Rundung, Rabatte und Skonto). Wie die Steuer der Abschläge in der Schlussrechnung ausgewiesen wird, ist eine steuerliche Frage; klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung und stimmen Sie die Darstellung mit dem Empfänger ab.

Häufige Fehler

Gutschrift als 380 mit negativen Beträgen: formal oft gültig, beim Empfänger aber als Rechnung mit Minusbetrag verbucht. Wenn möglich 381 nehmen und mit dem Empfänger abstimmen, was seine Software erwartet.
UBL-Gutschrift als Invoice mit 381: Viele Empfänger erwarten für 381 in UBL das Dokument CreditNote. Im Zweifel dieses verwenden.
Code als Text: „Rechnung“ oder „Invoice“ statt der Zahl führt zu einem Fehler bei der Codeliste (BR-CL-01) bzw. zur Warnung BR-DE-17.

Ob Ihre Datei den richtigen Code trägt und den Bezug auf die ursprüngliche Rechnung hat, zeigt der kostenlose Prüfer. Die Prüfung läuft in Ihrem Browser, die Rechnung wird nicht hochgeladen.

Technische Hinweise zum Datenformat, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Steuersatz, Leistung und Beträge in der Sache stimmen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Prüfklar ist kein Angebot der KoSIT.