Zahlungsangaben in der XRechnung: Zahlungsart, IBAN, Lastschrift (BR-DE-1, BR-DE-23, BR-61)

Fehlende oder widersprüchliche Zahlungsangaben gehören zu den häufigsten Gründen, warum eine XRechnung abgelehnt wird. Meist steht die IBAN im Briefkopf des PDFs, aber nicht im XML, oder der Code der Zahlungsart passt nicht zu den Angaben. Diese Seite zeigt, welche Felder zu welcher Zahlungsart gehören.

Pflicht in jeder XRechnung: die Zahlungsanweisung

XRechnung verlangt die Gruppe Zahlungsanweisungen (BG-16) in jeder Rechnung (BR-DE-1). Darin steht mindestens der Code der Zahlungsart (BT-81, Regel BR-49) aus der Codeliste UNTDID 4461. Freitext wie „Überweisung“ ist kein gültiger Code.

Welcher Code, welche Angaben?

Zahlungsart	Code BT-81	Pflichtangaben	Nicht erlaubt
Überweisung (allgemein)	`30`	Gruppe Überweisung (BG-17) mit Konto-ID/IBAN (BT-84)	Karten- und Lastschriftdaten (BG-18, BG-19)
SEPA-Überweisung	`58`	BG-17 mit gültiger IBAN in BT-84	BG-18, BG-19
SEPA-Lastschrift	`59`	Gruppe Lastschrift (BG-19) mit Mandatsreferenz (BT-89), Gläubiger-ID (BT-90) und IBAN des Kunden (BT-91)	BG-17, BG-18
Kartenzahlung	`48`, `54`, `55`	genau eine Gruppe Karte (BG-18), Kartennummer nur gekürzt	BG-17, BG-19

Die zugehörigen Regeln: {{BR-DE-23-a}} und BR-DE-23-b für Überweisung, BR-DE-24-a/-b für Karte, BR-DE-25-a/-b sowie BR-DE-30 und BR-DE-31 für Lastschrift, BR-61 und BR-50 für die Kontonummer bei Überweisung.

Die häufigsten Fehler

1. IBAN nur im PDF

Die Rechnungsvorlage druckt die Bankverbindung im Fuß des PDFs, das XML enthält aber nur den Code 58. Ergebnis: {{BR-DE-23-a}} und BR-61. Lösung: In der Rechnungssoftware die Bankverbindung als Zahlungsangabe hinterlegen, nicht nur als Text im Layout.

2. IBAN mit Leerzeichen oder Tippfehler

Bei Code 58 prüft BR-DE-19, ob die IBAN gültig ist (Länderkennung, Länge, Prüfziffer). Schreiben Sie sie ohne Leerzeichen: DE02120300000000202051 statt DE02 1203 0000 0000 2020 51. BR-DE-19 ist eine Warnung, die Rechnung bleibt gültig; viele Empfänger buchen eine falsche IBAN aber nicht automatisch.

3. Lastschrift mit Überweisungsdaten

Wer per Lastschrift einzieht, setzt Code 59 und schickt keine eigene Bankverbindung als Überweisungsangabe mit (Regel BR-DE-25-b). Stattdessen gehören Mandatsreferenz, Gläubiger-Identifikationsnummer und die IBAN des Kunden in die Gruppe Lastschrift. Die Gläubiger-ID steht in UBL beim Zahlungsempfänger bzw. Verkäufer als Kennung mit dem Schema SEPA, in CII bei den Zahlungsangaben der Rechnung (ApplicableHeaderTradeSettlement) als CreditorReferenceID.

4. Mehrere Zahlungsarten gemischt

„Bitte überweisen Sie oder zahlen Sie per Karte“ lässt sich nicht in einer Zahlungsanweisung abbilden. Die deutschen Regeln verbieten, Gruppen anderer Zahlungsarten mitzuschicken. Nennen Sie im XML die Zahlungsart, die Sie erwarten, und weitere Möglichkeiten höchstens in den Zahlungsbedingungen (BT-20) als Text.

5. Volle Kartennummer

Eine Rechnung darf nie die volle Kartennummer enthalten. Erlaubt sind höchstens die ersten 6 und die letzten 4 Ziffern (Regel BR-51, nach den Vorgaben des PCI Security Standards Council).

6. Fälligkeit fehlt

Ist ein Betrag offen (BT-115 größer als 0), braucht die Rechnung ein Fälligkeitsdatum (BT-9) oder Zahlungsbedingungen (BT-20), sonst greift BR-CO-25. Skonto hat in BT-20 eine eigene Schreibweise, siehe Rundung, Rabatte und Skonto.

So sieht eine SEPA-Überweisung im XML aus

UBL (vereinfacht):

<cac:PaymentMeans>
  <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
  <cbc:PaymentID>RE-2026-0042</cbc:PaymentID>
  <cac:PayeeFinancialAccount>
    <cbc:ID>DE02120300000000202051</cbc:ID>
    <cbc:Name>Muster GmbH</cbc:Name>
  </cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>

CII (vereinfacht):

<ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>
  <ram:TypeCode>58</ram:TypeCode>
  <ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
    <ram:IBANID>DE02120300000000202051</ram:IBANID>
  </ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
</ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

Die IBAN in den Beispielen ist eine öffentliche Test-IBAN.

Prüfen, bevor die Rechnung rausgeht

Rechnung im kostenlosen Prüfer öffnen. Er verwendet die Regeldateien der KoSIT und läuft in Ihrem Browser, die Datei wird nicht hochgeladen.
Meldungen zu BG-16 bis BG-19 zuerst beheben: Code der Zahlungsart prüfen, dann die passenden Angaben ergänzen und die unpassenden entfernen.
Die Einstellung in der Rechnungssoftware ändern, damit die nächste Rechnung stimmt.

Für eigene Software und Automatisierungen gibt es dieselbe Prüfung als API. Weitere Ablehnungsgründe: XRechnung abgelehnt – Prüfbericht verstehen.

Technische Hinweise zum Datenformat, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Steuersatz, Leistung und Beträge in der Sache stimmen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Prüfklar ist kein Angebot der KoSIT.