ZUGFeRD-Profile im Überblick: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG
ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD. Die XML-Datei im PDF folgt einem von sechs Profilen, und nur ein Teil davon erfüllt die europäische Norm EN 16931. Diese Seite zeigt, woran Sie das Profil erkennen, was es enthält und warum ein Prüfprogramm dieselbe Datei je nach Profil annimmt oder ablehnt.
Woran Sie das Profil erkennen
Eine ZUGFeRD-Rechnung (seit Version 2.1 technisch gleich mit dem französischen Factur-X) ist ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax CII, meist factur-x.xml (bei ZUGFeRD 2.0 noch zugferd-invoice.xml). Das Profil steht in der XML-Datei in der Spezifikationskennung (BT-24):
<rsm:ExchangedDocumentContext>
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>Fehlt diese Angabe, meldet jeder Prüfer BR-01.
Die sechs Profile
| Profil | Kennung BT-24 (Factur-X 1.0 / ZUGFeRD 2.1 ff.) | Positionen | EN 16931 |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | urn:factur-x.eu:1p0:minimum | nein | nein |
| BASIC WL | urn:factur-x.eu:1p0:basicwl | nein | nein |
| BASIC | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic | ja | ja (Teilmenge) |
| EN 16931 (früher COMFORT) | urn:cen.eu:en16931:2017 | ja | ja |
| EXTENDED | urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:factur-x.eu:1p0:extended | ja | ja, mit Zusatzfeldern |
| XRECHNUNG | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 | ja | ja, plus deutsche Regeln (BR-DE) |
Ältere Dateien nach ZUGFeRD 2.0 tragen statt factur-x.eu:1p0 die Kennung zugferd.de:2p0, etwa urn:zugferd.de:2p0:basicwl.
MINIMUM und BASIC WL: keine Rechnungspositionen
Diese beiden Profile enthalten nur Kopf- und Summendaten, gedacht als Buchungshilfe zum PDF. Gegen die Regeln der EN 16931 geprüft, fehlen Pflichtangaben, allen voran die Positionen (BR-16). Das Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 15.10.2024) behandelt sie deshalb nicht als E-Rechnung. Soll die Rechnung als E-Rechnung gelten, braucht sie mindestens das Profil BASIC.
BASIC und EN 16931: die üblichen Profile im B2B
BASIC enthält Positionen, aber nur einen Teil der Felder der Norm. EN 16931 enthält den vollständigen Kern. Beide erfüllen die Norm. Welche Felder Ihr Kunde erwartet (z. B. Bestellnummer BT-13 oder Käuferreferenz BT-10), klären Sie mit ihm. Das Profil allein sagt das nicht.
EXTENDED: Norm plus Zusatzfelder
EXTENDED baut auf der EN 16931 auf und erlaubt weitere Felder, etwa für mehrere Lieferungen auf einer Rechnung. Die Normregeln gelten weiter. Ein Empfänger, der nur EN 16931 verarbeitet, liest die Zusatzfelder nicht aus.
XRECHNUNG: für öffentliche Auftraggeber
Das Profil XRECHNUNG bettet eine vollständige XRechnung in CII ins PDF ein. Zusätzlich zur Norm gelten die deutschen Regeln, etwa die Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (BR-DE-15), Kontaktdaten des Verkäufers (BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7) und die Zahlungsangaben (BR-DE-1). Ob eine Behörde ein PDF mit eingebetteter XRechnung oder nur die reine XML-Datei annimmt, steht in den Vorgaben ihres Rechnungseingangsportals.
Warum der Prüfer „kein Prüfprofil“ meldet
Das Prüftool der KoSIT arbeitet mit Szenarien. Die Konfiguration für XRechnung 3.0 kennt die Kennungen von XRechnung und der reinen EN 16931 (urn:cen.eu:en16931:2017), aber nicht die von BASIC und EXTENDED. Ein Empfänger, der genau diese Konfiguration einsetzt, lehnt solche Dateien als „nicht annehmbar“ ab, obwohl sie die Norm erfüllen. Steht die XRechnung-Kennung in der Datei, die deutschen Pflichtangaben fehlen aber, kommt BR-DE-21 oder einer der BR-DE-Fehler.
Der kostenlose Prüfer auf dieser Website geht so vor:
- XRECHNUNG und EN 16931: Prüfung mit den passenden KoSIT-Regeln, Ergebnis wie beim KoSIT-Prüftool.
- BASIC und EXTENDED: Prüfung nach den Regeln der EN 16931 und ein Hinweis, dass die KoSIT-Standardkonfiguration das Profil nicht kennt. Die Zusatzfelder von EXTENDED prüft er nicht.
- MINIMUM und BASIC WL: Prüfung nach EN 16931. Die Fehler zeigen, welche Pflichtangaben fehlen.
Die PDF-Datei können Sie direkt hineinziehen; die XML-Datei wird im Browser entpackt, nichts wird hochgeladen. Die Prüfung von PDF/A-3 selbst (Schriften, Metadaten) gehört nicht dazu.
Kurz: welches Profil wählen?
- Rechnung an Bund, Länder oder Kommunen: XRechnung (als reine XML oder Profil XRECHNUNG, je nach Portal).
- Rechnung an Unternehmen: EN 16931 ist der sichere Standard; BASIC reicht, wenn Ihre Angaben hineinpassen.
- MINIMUM und BASIC WL: nicht mehr verwenden, wenn die Rechnung als E-Rechnung gelten soll.
Technische Hinweise zum Datenformat, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Steuersatz, Leistung und Beträge in der Sache stimmen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Prüfklar ist kein Angebot der KoSIT.